○柴田町帳票管理規程
昭和52年3月31日
規程第3号
(1) 帳票 必要な事項を記入するため余白を設け、一定の様式を印刷または謄写した事務用紙、帳簿、伝票、カード等をいう。
(2) 帳票の様式 帳票に記入すべき項目及びその配置、区画ならびに間隔、使用する活字の種類及び大きさ、仕上寸法、紙質、刷色等帳票として必要な内容となる条件をいう。
(3) 帳票の作成又は立案 帳票の様式を企画考案することをいう。
(4) 課長等 柴田町課設置条例(昭和51年柴田町条例第19号)及び柴田町行政組織規則(昭和48年柴田町規則第15号)に定める課、所及び議会、委員会等の事務局(以下「課」という。)の長をいう。
(帳票の分類)
第3条 帳票を分けて、次のとおりとする。
(1) 庁内帳票 庁外帳票以外の帳票をいい、次の各号に細分する。
ア 共通帳票 各課共通に常時使用する帳票で、様式が全く同一のもの
イ 準共通帳票 各課等共通に常時使用する帳票で、様式の一部を異にするもの
ウ 特定帳票 特定の課等で、常時使用するもの
エ 臨時帳票 臨時に使用する帳票で、おおむね1年以内の期間に限り使用するもの
(2) 庁外帳票 様式の全部又は一部が、法令又は本町以外のものにより定められているもの
(帳票作成の一般原則)
第4条 帳票を作成するにあたり、一般的に準拠すべき原則は、次のとおりとする。
(1) 手続標準化の原則 帳票は、事務手続の用具であり、また逆に、事務手続を規制するものであるから、事務手続を標準化したうえで設計すること。
(2) 単純化の原則 1つの事務の始めから終りまでをできるだけ1つの帳票におさめ、かつ、紙面を必要最少限にとどめること。
(3) 設計基準等による立案の原則 帳票は、原則として日本工業規格(JIS)及び別記帳票設計基準により立案すること。
(4) 能率化の原則 事務取扱上便利な方向に紙面を用い、項目を事務の流れに従って合理的に配置し、記入手間が少なくてすむように固定文字を印刷し、又、チェック欄を設置すること等により、能率的な設計に配慮すること。
(5) 調和の原則 調和のとれた美しい帳票を設計すること。
(帳票の立案)
第5条 帳票は、庁内帳票のうち、共通帳票については、当該帳票に関する事務を統轄する課等において、準共通帳票及び特定帳票については、当該帳票に関する事務を所管する課等において立案するものとする。
2 庁内帳票のうち、臨時帳票及び庁外帳票で本町において立案するものについては、前項の例に準ずる。
(帳票の登録)
第6条 帳票は、すべてこの規程により登録して使用しなければならない。ただし、帳票管理改善担当課長が登録の必要がないと認めるものについては、この限りでない。
(1) 帳票を使用することが事務の手続上必要であり、かつ、その帳票を使用しなければ事務の手続が困難であること。
(2) 他の帳票と調整の必要がないこと。
(登録番号等の通知)
第7条 前条の規定により、帳票を帳票登録簿に登録したときは、帳票管理改善担当課長は帳票登録票兼通知票(乙)により登録番号等を帳票作成課長等に通知しなければならない。
2 前項により、帳票登録通知を受けた帳票作成課長等は、帳票を分類別に整理し、常に現状を把握していなければならない。
3 課長等は、帳票を印刷し又は購入しようとするときは、文書管理担当課長に対し、登録番号等により当該帳票が登録済であることを提示し、確認を得てしなければならない。
(帳票の改正及び廃止)
第8条 帳票を改正しようとするときは、第6条の規定に準じて帳票管理改善担当課長に提出しなければならない。
2 帳票を廃止したときは、課長等は直ちにその帳票登録票兼通知票(乙)を帳票管理改善担当課長に送付しなければならない。
2 帳票管理改善担当課長は、前項の規定により送付を受けた帳票を1部登録期間中整理保管しておかなければならない。
(助言、勧告)
第10条 帳票管理改善担当課長は、必要と認めるときは各課長等に対して、事務能率の向上と経費の節約に資するため、帳票の改善に関する技術的な助言又は勧告をすることができる。
(規程の細目)
第11条 この規程の施行に関し、必要な事項は、帳票管理改善担当課長が定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、昭和52年4月1日から施行する。
様式 略