2　文書は、別に定めがある場合又は特に支障のある場合を除き、文書管理システムにより取り扱うよう努めなければならない。

2　課及び課に属する機関(以下「施設」という。)に文書取扱者を置き、課長が指名する。

3　文書取扱者は、課及び施設内における次に掲げる事務を処理する。

4　課長補佐等は、班内における次に掲げる事務を処理する。

2　主管課には、次に掲げる帳票等を備えなければならない。この場合において、文書管理システムに文書情報を登録することにより電磁的記録として備えるものとする。

3　課長は、必要があると認めるときは、前項に掲げる帳票等以外の帳票等を備えることができる。

2　文書の記号は、別表のとおりとする。

3　文書の番号は、第25条の規定により原議に付された番号とする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は、特殊文書等収受簿に所要事項を記載し、主管課職員の受領印を徴して配布する。

3　前項第2号の文書は、当該文書の余白に収受時刻を朱書するものとする。

4　2以上の課に関連ある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

2　文書取扱者は、LGWAN文書を受領した場合は、前項の処理のほか、当該文書上部及び様式第10号の意見指示欄に「LGWAN文書」と明記する。

3　担当者は、配布された文書が公文書として取扱うべき文書であるときは、第32条に規定する文書分類表の区分により当該文書を整理し、処理を行うものとする。

4　新聞、雑誌等及び軽易な文書は、前項の処理を省略することができる。

2　収受または配布を受けた文書で、起案による処理に着手する前に供覧する必要のあるもの又は陳情書等でその内容により早急に処理できないものは、その旨及び処理方針を付記し、前項に準じて供覧しなければならない。

2　前項第2号により処理を行った場合は、その処理の経過を明らかにしておくものとする。

3　起案は、次に掲げる事項に留意して行うものとする。

4　文書は、次に掲げるものを除き左横書きとする。

2　前項ただし書の規定により決裁を受けた場合は、決裁後に上司の承認を受けなければならない。

2　前項の合議事項について、関連する課との間で意見を異にするときは、町長が決定するものとする。

2　次に掲げる事案に係る起案文書は、主管課長の決裁を経た後(合議を要するものについては、合議を経た後)に総務課長の審査を受けなければならない。

3　前項第1号に掲げる事案のうち、条例案及び特に必要と認めた規則案については、総務課長の審査を受けた後、柴田町例規審査委員会規程(昭和48年柴田町規程第4号)に規定する柴田町例規審査委員会の審議を受けるものとする。

4　次に掲げる事案に係る起案文書は、法的な検討を十分行った後に、総務課長の審査を受けなければならない。

2　施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ廃案にし、又は施行を保留することができない。

2　前項の場合において、町の組織外へ出す往復文書は、文書の右下余白に役場の電話番号及び担当課名等を記入するものとする。ただし、担当の課名を表示しないことが適当と認められる文書については、この限りでない。

3　行政機関(国、県又は市町村をいう。以下同じ。)あての往復文書で、法令等に様式の定めがない文書については、当該文書の担当課名を文書の受信者の下にかっこ書きで記入するものとする。

4　第27条第1項ただし書の規定により公印を省略できる文書のうち、回答又は報告文書については、発信者の指定する様式を使用することにより回答等を行い、添書を省略することができるものとする。

5　往復文書で、受信者からの回答又は報告に添書を必要としない軽易な照会文書等を発信するときは、回答または報告を求める様式に、あて先及び発信者等の記入欄を設ける等の表示を行い、事務の効率化に配慮するものとする。

2　文書の番号は、会計年度ごとに一連番号とする。ただし、往復文のうち、同一案件に関するものについては、当該案件が完結するまで同一のものを用いるものとする。

3　条例、規則、訓令及び告示の番号は、前項の規定にかかわらず、暦年ごとに一連番号とする。

2　印影を文書に印刷する場合においては、柴田町公印規程(昭和37年柴田町規程第21号)第8条の規定により行うものとする。

3　契約または登記関係の文書で、枚数が2枚以上にわたるものについては、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをし、かつ、のり付けをした文書については、文書の表及び裏ののり付けの箇所に割印を押すものとする。

4　行政処分、証明に関する書類又はその他特に必要と認める文書には、必要に応じて証明台帳または原議若しくは当該文書の写しとの両面にかけて契印を押すものとする。

2　発送文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する決裁後の起案文書を添えて総務課の文書取扱者に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　総務課の文書取扱者は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を当該文書に係る起案文書と照合し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4　第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については別に定める。

2　県庁あての文書は、各課で職務上秘密を要する文書及び個人のプライバシーにかかわる文書等については封入し、その他の文書については封入せずに総務課に届けるものとし、総務課は、届けられた文書を合封して発送するものとする。

3　前項以外の文書は、主管課において封入し、差出先及び主管課名を記入し、料金後納郵便物差出票を添付して午後3時45分までに総務課に届けるものとする。ただし、書留、簡易書留、配達証明及び速達等特殊な取扱いを要する文書については、封筒等に所定の表示をした後、届けるものとする。

4　郵便により発送するときは、原則として料金後納の方法によるものとし、料金後納郵便差出票に必要な事項を記入して発送するものとする。ただし、施設においてはこの限りでない。

5　LGWAN文書を送信するときは、総務課の文書取扱者立合いのもと、主管課の文書取扱者が送信するものとする。

6　第27条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書の発送については、郵送、使送により行うほか、ファクシミリにより行うことができるものとする。この場合において、ファクシミリによる発送は、担当課において行うものとする。

7　行政区長及び副行政区長を通して住民に文書を配布又は回覧等をする場合は、発送する前日の午後3時までに、行政区長宛文書棚に区分するとともに、行政区長送達文書発送依頼票に必要事項を記入し、総務課に提出しなければならない。

8　庁内文書は、文書配布棚又はパソコンを用いて発送するものとする。

2　重要な文書は、非常時に際しいつでも持ち出すことができるようあらかじめ準備し、紛失、火災及び盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2　前項の文書分類表は、総務課長が別に定める。

2　文書の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した日の属する年の翌年の初日から起算する。

2　主管課長は、前項の規定により文書を保存する場合は、その旨を総務課長に届出なければならない。

2　主管課長は、保存年限を経過した文書で必要と認めるものについては、当該保存年限を延長してこれを保存することができる。

3　廃棄する文書で、秘密に属するもの又は他に利用されるおそれのあるものは、裁断、溶解、焼却、消去またはその他適切な処理を行わなければならない。

2　総務課は、課の文書量に応じ、文書庫内の書棚を各課に割り当てるものとする。

3　主管課は、常時使用しない文書については、文書庫に保管し、文書庫の整理整とんに努めなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成13年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日の前日までの間に、この規程による改正前の柴田町文書事務取扱規程(昭和48年柴田町規程第3号)の規定に基づき施行し、編さん若しくは製本し、又は保存された文書については、この規程により行ったものとみなし、この規程に則し保管しなければならない。

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、平成15年10月1日から適用する。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、公布の日から施行し、改正後の柴田町文書事務取扱規程の規定は、平成17年4月1日から適用する。

1　この規程は、平成17年10月1日から施行する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第5条を第6条とし、第6条の次に1条を加える改正規定及び別表第1の改正規定は、平成19年1月1日から施行する。

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年1月1日から施行する。

この訓令は、平成26年7月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年10月1日から施行する。ただし、別表の改正規定は、令和5年7月1日から施行する。