○柴田町個人情報の保護に関する管理規程
平成27年11月30日
訓令第7号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 職員の責務(第8条)
第4章 個人情報等の取扱い(第9条―第18条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第19条―第32条)
第6章 情報システム室の安全管理(第33条・第34条)
第7章 個人情報等の提供及び業務の委託等(第35条・第36条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第37条・第38条)
第9章 監査及び点検の実施(第39条―第41条)
第10章 補則(第42条・第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に規定する個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために必要な措置について定めるものとする。
(令5訓令2・一部改正)
(定義)
第2条 この訓令で使用する用語は、法、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号)及び番号法で使用する用語の例による。
(令5訓令2・一部改正)
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 柴田町(以下「町」という。)に、総括保護管理者1人を置く。
2 総括保護管理者は、副町長をもって充てる。
3 総括保護管理者は、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 個人情報及び個人番号(以下「個人情報等」という。)の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催すること。
(2) 前号に掲げるもののほか、町における個人情報等の管理に関する事務の総括に関すること。
(保護管理者)
第4条 各課等(課設置に関する条例(昭和51年柴田町条例第19号)第2条、柴田町行政組織規則(昭和48年柴田町規則第15号)第10条、柴田町教育委員会行政組織規則(平成元年柴田町教委規則第4号)第8条に規定する課並びに農業委員会、選挙管理委員会、監査委員及び町長が管理者の職務を行う公営企業の事業所をいう。以下同じ。)に、保護管理者1人を置く。
2 保護管理者は、各課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
3 保護管理者は、各課等における個人情報等の管理に関する事務を総括する。
4 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定する。
5 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定する。
6 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から責任者等への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
7 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(令5訓令1・令5訓令2・一部改正)
(保護担当者)
第5条 各課等に、保護担当者を置く。
2 保護担当者は、各課等の出先機関の長、課長補佐、技術補佐及び次長の職にある者(以下「班長等」という。)をもって充てる。
3 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における個人情報等の管理に関する事務を行う。
(令5訓令2・一部改正)
(監査責任者)
第6条 町に、監査責任者1人を置く。
2 監査責任者は、総括保護管理者が指名する者をもって充てる。
3 監査責任者は、町における個人情報等の管理の状況について監査する。
(研修)
第7条 総括保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適切な管理のため、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 保護管理者は、各課等の職員に対し、個人情報等の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
4 前3項の措置を講ずる場合には、個人情報等の取扱いに従事する会計年度職員等についても、職員と同様の措置を講ずる。
(令5訓令2・一部改正)
第3章 職員の責務
(職員の責務)
第8条 職員は、法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
(令5訓令2・一部改正)
第4章 個人情報等の取扱い
(アクセス制限)
第9条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、当該個人情報等にアクセス(情報に接する行為をいう。以下同じ。)をする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する者を、当該個人情報等の利用目的を達成するために必要最小限の職員に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、個人情報等にアクセスをしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人情報等にアクセスをしてはならない。
(複製等の制限)
第10条 職員は、業務上の目的で個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 個人情報等の複製
(2) 個人情報等の送信
(3) 個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為として保護管理者が定めるもの
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、個人情報等の訂正を行う場合には、保護管理者の指示に従わなければならない。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、保管場所への施錠等の個人情報等の漏えい、滅失又はき損(以下「漏えい等」という。)を防止するための措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は、個人情報等又は個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
(個人番号の利用の制限)
第14条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第15条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第16条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第17条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(個人情報等の取扱状況の記録)
第18条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、台帳等を整備し、当該個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
2 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)し、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第20条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、当該個人情報等へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第21条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、当該個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、アクセス状況の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第22条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第23条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第24条 保護管理者は、不正プログラムによる個人情報等の漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。
(暗号化)
第25条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第26条 職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等の必要な措置を講ずるものとする。
(バックアップ)
第27条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第28条 保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の限定)
第29条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、当該個人情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の盗難防止等)
第30条 保護管理者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(閲覧防止)
第31条 職員は、端末機器の使用に当たっては、個人情報等が当該職員以外の者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第32条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、当該個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
第6章 情報システム室の安全管理
(入退管理)
第33条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等で保護管理者が指定する機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、情報システム室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の情報システム室の安全を管理するための措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、情報システム室及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、身分証明書の提示を求めるとともに、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワードの読取防止を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室の管理)
第34条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室に制御機能、施錠装置、警報装置及び監視設備の整備等の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバー等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 個人情報等の提供及び業務の委託等
(個人情報等の提供)
第35条 保護管理者は、法第69条の規定に基づき個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、法第69条の規定に基づき個人情報等を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(令5訓令2・一部改正)
(業務の委託等)
第36条 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する個人情報等の重要度に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認を行うものとする。
3 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する際には、委託を受けた者において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
6 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断するものとする。
7 個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第37条 個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となると思料する事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告するものとする。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(公表等)
第38条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第9章 監査及び点検の実施
(監査)
第39条 監査責任者は、個人情報等の管理の状況について、定期又は随時に監査(外部監査の委託を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(点検)
第40条 保護管理者は、自ら管理責任を有する個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第41条 個人情報等の適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第10章 補則
(他の訓令との関係)
第42条 他の訓令の規定により、情報システムの管理に関する事項について、この訓令と別段の定めが設けられている場合にあっては、この訓令に定めるもののほか、当該訓令の定めるところによる。
(その他)
第43条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に総括保護管理者が定める。
2 保護管理者は、この訓令を実施し、又は個人情報等の適切な管理のため、必要があるときは、細則を定めることができる。
3 保護管理者は、前項の細則を定め、変更し、又は廃止したときは速やかに総括保護管理者に報告しなければならない。
附則
この訓令は、平成27年12月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第2号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。